Six Rituals of My Business Trip

Thank God, there is always the bright side of business travels. I still can remember the feeling on going on my first trip to Bandar Lampung in 2000. I took the bus and ferry to get there and it was amazing. I was thrilled by the night stars I saw from the deck. The sea breeze was touching my cheek while I smiled for some high schoolers, cheering and celebrating their youth and freedom. So, in normal case... I do love business trip.

Despite of the load of the job, I found the trips somehow liberating. Unconsciously, I also developed certain pattern and rituals during a business trip that make it a personal pleasure as well.

#1. I usually came to the airport a bit in advance, mostly because I don't enjoy being in hasty situation. This arrangement would allow me to have a sip of Starbucks' frapps (or the likes) and a glance of good memories triggered by the scent of the beverage in no rush (seem that my brain is best stimulated by scents). I practically did nothing else than checked my cell or watched people come-and-go.

Then #2. I entered some bookstores available in the airports and treated myself some easy-and-good English books. It was a kind of bonus, spending freely some cash not part of our family monthly budget on books. The Battle Hymn of the Tiger Mother, Happiness Project, and The Helper are my three favorite books among ones I bought at the airports.  

#3. After the hotel's welcome drink I usually skipped, I inspected the room and bathroom then spent around 10 minutes admiring them (I was lucky to stay at some great hotels). In the last 2 month, my new routine was checking the health club or gym before making decision to use the facility later. If the stay is 3 days or less, chances are I'll work out at least once to make my birthday resolution work well. I am in the middle of a tailor-made program that combines walking and running. In 12 weeks, hopefully I am developing healthier life style.

#4. Another ritual is trying at least one signature local culinary, of both old and new taste. I am not adventurous in this subject but surely would happily enjoy the great food. The latest I had this month is "Ayam Goreng President" at Jl. Tidar, Surabaya. So... yummy !!!

While my daily-mode of social interaction is as plain as savanna and limited to less than 10 people regarding intensity or quality of the connection, I believe some of recent business trips I made have provided me good chances to know people better. That's my #5 resolution. I once stuck in a trip with one of my colleagues who appeared to be annoying, too persistent, and hard to be with. It turned out she was friendlier, more fun, and a bit easy going during our two days trip compared to her daily state. So, yes... people might act differently in different situation, settings, or environment. In a recent occasion, I bumped into a senior mid-level executive in my office while we were in SHIA airport lounge. I knew her from our yoga class, and apparently she recognized me as a part of her yoga-way-of-life. The rest of the two-day trip was filled with her story: her passion of healthy (and fun, unstressed) living, her love for soccer, Louis Vuitton's bags (of course), and her desire for traveling. Well being for her means: eat good food, work out + yoga, have good quality bags, and travel a lot. I couldn't agree more. Especially on the bags.

Last but not least, I introduce one new thing as #6: more writing and it’s for fun. Writing is a form to express myself in more natural way. I konw it's not easy for me to talk about what is in my head. As an escape, I could pour a blank paper with thousands of words in a very short time. Although it's only applied to fun writing which means write nothing except about my selfishness: ME, my life, my world (I'm seriously selfish).  

These rituals, of course, by no means could boost the business trip into more productive and economically profitable activity for the company as suggested by some posts or articles about managing time or work-life balance. Working more on travel means more time with family when people return home. Usually it's recommended to make the most of business travel away from home by catching behind-schedule-tasks, sorting the never ending emails, sealing some deals with clients through Skype, or drafting reports/proposal; all have been enabled by the advance of technology.

In contrast, all these things I did on the opposite of the pro-productivity list above, have pumped up my mood and spirit in delivering my trip's mission. Whatever happened, there should be something I would be grateful about. Even if it is only a piece of feeling, just like I had when I was in the ferry 12 years ago, smiling for the restless hearts that I found in me, too. 

For Business, For Pleasure

In 13 years of duties with 2 institutions, I've become aware of how our flocks undergo their (supposedly) business trips. I myself is always feeling in between excitement of going places (and do my trip rituals) and concerns about whether my family would be okay while I left and whether the trip worth the time and effort.  

Some people I know try to escape or skip the trips, either because of their indispensable domestic roles at home (usually the mommies) or at work (they feel like fainting to find works piling up when they are back), or because of the not-so-attractive places, although in most cases people might have the power to choose their favorable destination, or because of their resistance to the intimidating task/work itself (this ones, I would call them renegades).

Some are very much in favor of going some places (or ANY places) on company's budget because of the allowance, the possibility of taking a short break from routines (especially if we come as listeners or we opt to be consistently in vegetative state during the business meeting) or the opportunity to enjoy the country's stretched islands (I guess only very few of our troop REALLY WANT and ACTUALLY GO to North Maluku or Jayapura on our own, just for fun).

The rest maybe more or less like me, think and treat the business trip as chances to see 'the outside world and meet people', to enjoy our beautiful roaring -or otherwise opaque- cities, to have fun with the extra disposable income, and (of course) to have sabbatical (a.k.a. temporary breaks) that believed could make our relationship with our job better.

Those reasons, of course, are only worth considered after we make sure that there's no way we can say 'No' or 'I'll pass it this time' to our bosses, there's no serious issues (more about kid's health and the availability of house assistant) left at home, and there's someone at work who would back us up when we leave. I admit, we demand too much. But, as we prefer not to be in extremes, generally we do the trips and strangely find ourselves going through them just fine.      

I myself usually had between 3 to 5 local business trips a year, including trip to some satellite cities around Jakarta. Proximity to our HQ, time consideration, and budget constraint have made some hotels in Bandung, Bogor, Cikarang, and the airport's surrounding (despite of their limited services) the most feasible venues for most of our business meeting outside HQ.

This 2012 marked something different to my standard 3-5 times a year. One of my co-worker was transferred to another dept and, since I am the back-up, I am attached to the work he used to do until we get the replacement (which kind of happening later in 2013). So, in accordance with implementation of some new systems in my office, I flew over several big cities in the last 11 months: Semarang, Denpasar (twice), Makassar, Medan, and Surabaya. Bandung, Tangerang, and Jakarta were also in my list.

Sounded nice, isn't it? Yes, indeed. Alhamdulillah, almost all of those duty trips went in success. By my (rather low) standard, I would say :p.

But one was a nightmare. It was when I replaced my other co-worker who is EXCEPTIONAL in his field. I took his position in giving an overview of our newest system for our high executives from HQ and our rep offices. It went absolutely awful; one of the audience even asked if I ever took "Training for Trainers" session. Others looked at me with pity-look and said to themselves "Sorry young lady, we wanted HIM... and we don't know why they sent you instead".  That one-hour when I was standing there --no more sure on what I was talking about-- was the worst presentation I ever delivered (I made some other bad presentation, of course. But, hey... there's no way to expect 13 years without bad presentation).

I got my lesson. One, I didn't prepare the material properly for different kind of participants who had different angles thus demanded more than just plain explanation.

Two, I was just too naïve, mentally unprepared, and didn't recognize types of people who enjoy the "hostile time" either to promote themselves or to "help" me to be a better trainer. I was easily intimidated and it made things worse.

Three, be a replacement required more guts and effort to reach the minimum level. It was a big mistake that I didn't refuse the project in the first place :p, not knowing it would be a deadly mission. I should have been more assertive and smartly said "No".

To put it in a nutshell, being in different places surely has given me a lot of things to think about and enjoy, at the same time. Some trips were advantageous because of the great and fun companions. Some are debted to the unique beauty of the places themselves. And some purely because the jobs could be done more effectively by flying there.

EF Spelling Bee Regional 2012

Tanggal 6 Oktober 2012 lalu, Kay ikut Spelling Bee Regional EF 2012 Wilayah Kalimalang-Bekasi-Cikarang. Kegiatan itu dilaksanakan 2 tahun sekali, dengan biaya Rp.30ribu/peserta. Bagi yang ingin mengikuti program persiapan di EF Kalimalang, dipungut biaya Rp200ribu untuk 4 sesi masing-masng sekitar 30 menit.

Ingin rasanya saya katakan bahwa itu murni 100% keputusan Kay sendiri untuk berpartisipasi. Tapi itu sama dengan membelokkan fakta. Yang sebenarnya terjadi adalah Kay ragu-ragu untuk ikut. Dan seperti biasa, saya rajin memberikan sugesti bahwa tidak ada salahnya mencoba selama dia suka.

Ingin rasanya saya bilang bahwa secara alamiah Kay memang gadis cilik yang kompetitif dan menyukai segala bentuk lomba. Tapi itu juga tidak benar. Yang benar, Kay bilang “Aku tuh deg-degan, nervous, tegang banget, Bu, jadi antara seneng dan enggak seneng,” setiap kali mengikuti suatu kegiatan yang hasilnya bersifat menang-kalah. Seperti biasa juga, saya bilang deg-degan itu wajar, berarti dia punya motivasi untuk melakukan yang terbaik; menang kalah mah biasa, nggak usaha kuatir. 

Ingin rasanya saya mengklaim bahwa saya ibu yang baik, yang selalu mendahulukan kepentingan anak di atas segala-galanya. Tapi saya bakal malu berpikir demikian, karena nyatanya saya masih terus berperang dengan diri sendiri tentang pengasuhan anak yang benar dan sesuai untuknya. Nyatanya, saya bimbang antara mendukung Kay ikut spelling bee atau tetap jalan-jalan ke Bandung seperti sudah direncanakan sebelumnya. Itu semua gara-gara salah info. Ternyata Spelling Bee EF dilaksanakan tanggal 6 Oktober (dan bukan 20 Oktober seperti info awal). Hal itu baru diinformasikan last minute. Akhirnya malah Kay yang memutuskan, “Aku ikut spelling bee deh, Bu, tapi nggak papa kan kalo ternyata kalah, padahal kita udah nggak jadi ke Bandung.” Oh, my dearest angel.....

Seperti lomba dan acara anak yang bersifat massal lainnya, Spellling Bee EF 2012 ini juga didahului kekisruhan di ruang tunggu EF Kalimalang. Orang tua, kakak-adik dan nenek-kakek pengantar, peserta, dan panitia semua heboh dengan kepentingan masing-masing. Ada yang registrasi ulang, ada panitia teriak-teriak yang memanggil peserta, ada ortu yang memaksa masuk ke wilayah ujian penyisihan. Meski total peserta hanya sekitar 150 orang untuk 3 kelompok (A usia 6-8, B usia 9-11, C usia 12-15) tapi saking gerah, ribut, dan kacaunya pengaturan, suasana jadi kurang nyaman. Pertanyaan dalam benak saya adalah “Ini kan bukan pertama kali EF bikin acara, kok nggak dipikirin sih cara yang lebih baik?”

Segera saja saya berkenalan dengan seorang mama yang juga be-te dan kami langsung berkeluh kesah. As a permanent member of unpatient, demanding, grumpy parents club, I seemed to always find things to be improved or segments for immediate correction in every event. Complaining about how bad the organizers are, is the most natural, inescapable thing for parents in most of kids events.

Back to the contest.
Babak penyisihan pertama berupa tes mengeja 25 kata secara tertulis selesai dalam waktu 20 menit (lebih pendek dari waktu yang diperlukan Mbak-mbak MC untuk absen anak-anak). Kay keluar dari ruangan ujian Kelompok A bergandengan dengan salah satu teman sekolahnya (Balqis) dan seorang teman baru (Angel) sambil ketawa-ketiwi. Dari 50an peserta Kelompok A, 30 peserta lolos ke penyisihan tahap semifinal, termasuk Kay, Balqis, dan Angel. Kay nyengir lebar sambil melambai begitu namanya disebut. Saya terharu juga, sementara para ortu ngomel kiri kanan, anak-anak ternyata cukup menikmati kegiatan ini.

Saya perhatikan reaksi beberapa ortu yang anaknya belum berhasil ke babak selanjutnya di Kelompok A. Mereka menepuk-nepuk bahu anaknya, mengacungkan jempol, membisikkan kalimat penenang, memberi toss, atau mengeluarkan jurus-jurus sikap positif, lalu melangkah keluar ruangan dengan wajah tegak sambil menggandeng erat jemari kecil sang anak. You are already a winner, kid! Indeed they are.


Tahap semifinal juga berupa tes mengeja secara tertulis di ruangan tertutup. Alhamdulillah, Kay lolos dan maju ke babak Final-8 bersama Balqis dan 6 anak lainnya. Babak final ini dilaksanakan di sebuah panggung kecil. Dua orang juri dan satu pembaca soal adalah guru-guru perwakilan EF Kalimalang-Bekasi-Cikarang.

Babak final dimulai. Satu demi satu, anak-anak mendapat kesempatan mengambil kertas secara acak berisi sebuah kata dari mangkuk besar di meja juri. Secara total, setiap anak akan mendapat 4 kata untuk dieja pada tahap final pertama. Setelah pembaca soal membacakan kata tersebut, anak-anak harus menjawab dengan menyebutkan kata, mengejanya huruf demi huruf, dan menyebutkan kata itu kembali. Jika pada akhir kompetisi belum diperoleh peringkat 3 besar, maka akan dilakukan babak final tambahan.

Setiap kali Kaylia maju untuk mengambil gulungan kertas dari mangkuk itu, hati saya serasa berhenti berdenyut. Mak nyuuusss, begitu.... Tangan saya berkeringat dan terasa dingin. Kata pertama untuk Kaylia adalah “wonderful”. Kay mengejanya perlahan tapi pasti. Kata-kata berikutnya adalah “charger”, “dinosaur”, dan “chimpanzee”.

Although I felt that the competition was quite fair (no judge put advantage on certain participants, and no parent seemed to be in success of delivering unfair support), let me say that competition like this is also a matter of getting some luck. What’s the odd that your kids got familiar words so they could confidently and correctly spelled them right away? What’s the chance that your kids got out-of-nowhere words they barely heard or read?

The kids’ expression when they were expected to spell the peculiar words they never heard of was killing me. Some kids just opened their mouth without producing any sound. Some looking at the ceiling to find some clues. Some raised their eyebrows in shock and tried to make up some consonants and vowels into the nearest so-heard words. How are they suppose to know those awkward words? Ok... maybe I was a bit too much; those words were actually normal words that might be not in frequent use. I even have forgotten what the words were.

Another drawback was that some judges were not sensitive enough in delivering their judgement when the young kids spelled it incorrectly. They should have made warmer and more encouraging comments and feedback. It took everything for them to stand up tall there, mister! And it was not even their first language. So the point I should always put in mind is: expecting the unexpected (including unluckiness, unfairness, discouragement and other hasle situation) always be a great policy as complement of “being-ready-is-always-good” policy.

Kombinasi dari kepercayaan diri, persiapan ala kadar (karena menurut saya, kayanya nggak ada persiapan yang lebih baik untuk lomba mengeja bahasa Inggris selain banyak membaca buku, banyak berbicara, banyak mendengar, dan banyak menulis dalam bahasa Inggris), dan segenggam keberuntungan ternyata mengantar Kay menjadi pemenang pertama kompetisi regional 2012 ini. Dia terlihat bahagia sekali, lalu tersenyum malu-malu ketika menerima piala dan hadiah uang sebesar Rp500.000,00. 

Sepanjang perjalanan pulang Kay bercerita bahwa uang itu seakan-akan pengganti atas sebagian tabungannya yang dia berikan untuk turut berqurban tahun ini. Ketika saya tanya bagaimana perasaaannya di babak final, dia nyeletuk “Ya, deg-degan lah. Makanya setiap mau ambil gulungan kertas, aku baca Bismillah. Ketika Mr. James mau baca kata-katanya, aku baca Bismillah lagi. Aku sampai lupa bernapas. Untung banget deh, aku tahu semua kata-katanya. Jadi aku menang karena Bismillah, Bu.....”

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT berulang kali saya panjatkan. Selain bersyukur atas kemenangan Kay, saya juga bangga atas keberanian Kay mengambil keputusan untuk ambil bagian, atas kepercayaan dirinya untuk tegak berdiri di atas panggung, mengalahkan keraguan dan ketakutannya, atas pilihan sikapnya untuk mengingat Allah SWT di saat dia membutuhkan pertolongan.

Selamat untukmu, Kay. Semoga langkah kecil ini bisa jadi kenangan yang indah serta memberi harapan dan keyakinan diri bahwa apapun impianmu, kau akan bisa menggapainya.

Minggu 6: Marilah Kembali Berlari!

Minggu ke-6 program jalan-lari yang saya rencanakan lebih sering, sekitar 4-5 kali per minggu, ternyata gagal. Sebagian karena urusan pekerjaan yang tidak bisa ditawar, sebagian lagi murni keengganan untuk beranjak dari kenyamanan sofa depan TV di akhir minggu. Selasa pagi saya ada rapat mendadak dan harus menyiapkan materi pagi-pagi sekali. Saya hanya berlatih 2 kali, Kamis pagi dan Jumat siang ketika istirahat siang. Sedangkan hari Minggu yang merupakan jadwal tambahan olahraga di Monas, di car-free area Jl. Thamrin, atau di Harapan Indah Club nggak saya manfaatkan karena……malas. Saya juga bolos latihan yoga. Padahal hubungan antara olahraga lari dengan yoga amatlah dekatnya. Ampuuun deh! Gimana mau sehat ???

Sebenarnya minggu ke-6 kemarin adalah minggu yang cukup lumayan dari sisi target waktu. Skema 3 menit jalan + 7 menit berlari sebanyak 3 set saya lalui dengan selamat. Ngos-ngosan sih, tapi ternyata bisa dilakukan. Saya memang belum fokus pada seberapa jauh saya berlari, tapi lebih fokus ke irama dan peningkatan jangka waktu berlari dulu. Saya lupa, saya baca strategi ini di website mana, tapi karena cocok dengan moto saya 'alon-alon asal kelakon' maka saya jalani dengan penuh keyakinan.  

Teman saya, Yesi (owner of  Malika Store ), berkicau di TL Twitter tentang momen 10K pertamanya di Standard Chartered Half-Marathon Indonesia 2012 BSD. You rocked, girl! Saya ikut senang dan jadi tergerak juga. Selain itu, Kamis malam, 8 November 2012 saya pulang ditemani talkshow LightFM bareng pendiri dan para penggerak @Indorunners. Banyak cerita seru dan tips-tips bermanfaat dari beliau-beliau ini. Makin menjadi-jadilah motivasi saya untuk rajin berolahraga. At least, it is one of few things I REALLY love doing. Bukan karena terpaksa, bukan karena lomba, bukan karena ingin gaya, tapi karena suka aja. Nikmat nggak tuh?

Hand-made Fuschia Flannel Clutch by Kay

Saya menerima BBM dari Ibu Guru di sekolah Kay agar Kay memperbaiki hasil prakarya minggu lalu untuk menambah nilai. Tema prakarya itu adalah membuat tas/kantong dari kertas atau kain flanel. Minggu lalu Kay membuat tas kertas dari karton biasa berwarna pink. Memang salah saya, karena kelupaan membelikan kain/kertas dan bahan lainnya untuk membuat aksesoris tas. Jadi malam itu kami hanya bisa memanfaatkan kertas karton yang tersedia.

Di pagi harinya, saya lihat lagi tas kertas itu. Kok kayaknya jelek banget, hehehe… mungkin karena dibuat terburu-buru dengan bahan ala kadarnya. Saya juga sempat melihat profile picture para orang tua member BBM Grup kelas Kay sudah menampilkan gambar tas yang lucu-lucu dan unik. Tapi Kay tetap santai dan dengan baik hati dia berkata, “Nggak apa-apa, Bu… tenang aja. Nanti juga pasti ada yang lebih jelek.” Dia nggak kepikiran untuk menyalahkan saya karena luput menyediakan bahan baku yang memadai. Nggak juga misuh-misuh karena disuruh bikin sesuatu tanpa diajari Bu Guru.

Berbekal perasaan berdosa dan semangat memulai proyek menarik bersama Kay, saya membeli bahan dan perlengkapan membuat tas/dompet flanel sederhana. Saya bilang bahwa untuk proyek tugas sekolah ini, Kay yang akan menjahitnya sendiri (saya ingat waktu jaman SD kelas 3 saya sudah diajari Ibu Guru untuk menjahit jelujur dan pasang kancing). Soal nilai dari sekolah saya berkeyakinan untuk tidak usah terlalu dipikirkan, yang penting Kay mencoba. Di zaman sistem pendidikan seperti sekarang, tentunya kurang realistis jika mengharapkan pihak sekolah memberikan cara dan step-by-step membuat prakarya. Sekolah hanya memberikan stimulasi dan tantangan. Terlebih bagi anak-anak yang sudah dinilai cukup mandiri dan siap belajar sendiri. Meski rada keki juga dengan tujuan pembuatan prakarya ini sebagai cara memperoleh “nilai” sekolah, tapi saya berharap proyek sederhana ini bisa jadi salah satu keping proses pembelajaran yang bermanfaat dan menyenangkan buat kami berdua.

Kami memulai beberapa malam lalu dan akan melakukannya secara bertahap setelah saya pulang kantor. Pertama-tama, Kay belajar membuat pola dan menggunting kain flanel sesuai pola. Lalu dia berjuang sampai matanya mengedip-ngedip untuk memasukkan benang ke dalam jarum. Kay kemudian mulai membuat jahitan jelujur di beberapa kain perca. Setelah itu Kay menjahit kancing berlubang 4. Meski hasil jelujurannya masih naik-naik ke puncak gunung, tapi dia terlihat menikmati keasyikan bereksplorasi dengan kain, jarum, dan benang. Kay senang sekali dan berkali-kali melirik jam dinding, kuatir waktu cepat berlalu dan dia harus tidur. Tak terasa, waktu berlalu begitu cepat. Pukul 22.30 WIB. Tiba saat Kay harus berhenti sejenak dari urusan jahit-menjahit dan berangkat tidur.

Malam berikutnya, Kay menjahitkan huruf K dan Y pada bagian depan dompet dengan jahitan jelujur sambil menempel wajah gadis kecil berambut poni di tengah-tengah sehingga seolah membentuk tulisan K-A-Y. Kami tergelak ketika menyadari bahwa saya salah menggunting huruf Y menjadi I. “Masak namaku jadi KOI, Bu.....? Tega banget deh, Ibu,” kata Kay.

Di malam ketiga, Kay menjahit kancing dompet dan menyatukan bagian depan-belakang dengan jahitan feston, termasuk tali pegangan di sudut kiri. Akhirnya, selesailah dompet buatan Kay. Voila.... Kay’s first fuschia flannel clutch!

Setelah meniup jemarinya, Kay bilang, "Ternyata menjahit itu nggak gampang ya, Bu. Teman-teman bilang gampang, kok begini yaaa...". Saya menghiburnya dengan  serbuan kata puja dan puji bahwa melakukan sesuatu yang baru mungkin tidak gampang pada awalnya, tapi lambat laun pasti akan semakin mudah. Tentu saja saya belum memperkenalkan adanya efek "keberuntungan pemula"...hahaha....

 

Yuuuk, lareeee! Minggu #5

Memasuki minggu ke-5, saya semakin bersemangat. Kejadian minggu lalu, termasuk ngos-ngosan 3 menit lari beneran di Jl. Thamrin sewaktu Car-Free Day sudah saya lupakan. Start it slow but keep it steady!  Minggu ke-5 ini adalah minggu yang menjembatani saya menuju pola 3 menit jalan dan 7 menit lari. Hari Selasa dan Kamis pagi, saya lari 4 menit kemudian lari 6,5 menit. Hahaha… cuman maju setengah menit doang?? Nggak papa, yang penting maju terus, pantang mundur. 6,5 menit itu terasa lamaaa banget, nggak selesai-selesai. Akhirnya saya hindari pandangan ke arah timer dan mencoba mengalihkan pikiran pada hal lain. Pantai-pantai di Belitung yang indah, tawa ceria Kaylia, enaknya DC Cupcakes...uppps... kebablasan, atau membayangkan jalan-jalan di Eropa.

Ternyata menyenangkan memiliki suatu tujuan dan meniti tangga menuju pencapaian itu sedikit demi sedikit. It gave me a sense of victory while there was no race at all.  

Kakak ipar saya, Mbak Siti, juga mulai ketularan dan sekarang sedang menjalani minggunya yang ke-3 dengan pola 7 menit jalan + 3 menit lari. Sementara Ade yang sudah mulai olahraga di gym kantor minggu lalu malah nggak muncul lagi. Kesiangan bangun, katanya….

Insya Allah mulai minggu depan, saya akan tambah frekuensi dari 2 kali seminggu menjadi 4-5 kali. Selasa dan Kamis enaknya tetap pagi, sedangkan sisa hari lainnya mungkin di waktu istirahat atau setelah bubaran kerja.  Week end? Hmmm, rada susah juga untuk konsisten olahraga pas akhir minggu, terlalu banyak godaan jalan-jalan dan makan enak. Ckk…